¿Cómo gestionar la pérdida de vigencia del permiso de residencia y trabajo de un trabajador?

Qué debe hacer una empresa cuando un trabajador extranjero deja de estar autorizado para trabajar en España

En un mercado laboral cada vez más internacionalizado, las empresas españolas incorporan con frecuencia a profesionales extranjeros para cubrir posiciones especializadas, desarrollar nuevas líneas de negocio o acompañar procesos de expansión internacional.

Esta realidad también plantea una cuestión especialmente relevante para los departamentos de Recursos Humanos: ¿qué ocurre cuando el permiso de residencia y trabajo de un empleado extranjero llega a su fecha de expiración o deja de estar vigente?

La respuesta no consiste simplemente en comprobar la fecha que figura en la TIE. La caducidad de la tarjeta no significa necesariamente que el trabajador haya perdido su autorización para trabajar. Antes de adoptar cualquier decisión, la empresa debe comprobar la situación administrativa real del profesional y, en particular, si se ha presentado una solicitud de renovación que mantenga prorrogada la autorización.

Cuando existe una pérdida efectiva de la autorización para trabajar, la cuestión adquiere además una dimensión estrictamente laboral. La empresa no puede limitarse a dar de baja al trabajador en la Seguridad Social y considerar extinguida la relación laboral.

El artículo 36 de la Ley Orgánica 4/2000, de 11 de enero, sobre derechos y libertades de los extranjeros en España establece la necesidad de contar con la correspondiente autorización administrativa para trabajar, pero también dispone que la carencia de autorización no invalida el contrato respecto de los derechos del trabajador extranjero.

Además, la Sentencia del Tribunal Supremo 642/2021, de 23 de junio confirmó que la pérdida de la autorización para trabajar no constituye una condición resolutoria automática del contrato.

Para las empresas, la clave está en coordinar correctamente la situación migratoria con la relación laboral y actuar antes de que una incidencia administrativa se convierta en una contingencia laboral.

La caducidad de la TIE no siempre significa pérdida del permiso de trabajo

Una de las primeras comprobaciones que debe realizar la empresa es determinar si realmente ha finalizado la autorización que habilita al trabajador para prestar servicios en España.

En las autorizaciones temporales de residencia y trabajo por cuenta ajena, el artículo 80 del Real Decreto 1155/2024, de 19 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley Orgánica 4/2000 establece que la renovación debe solicitarse durante los dos meses previos a la fecha de expiración de la autorización.

La presentación de la solicitud dentro de este plazo prorroga la validez de la autorización anterior hasta la resolución del procedimiento.

El mismo artículo establece que esta prórroga también se produce cuando la solicitud se presenta dentro de los tres meses posteriores a la fecha en que hubiera finalizado la vigencia de la autorización anterior, sin perjuicio de la posible incoación del correspondiente procedimiento sancionador por la presentación fuera de plazo.

Por tanto, una TIE cuya fecha de caducidad ya ha pasado no permite concluir automáticamente que el trabajador haya perdido su autorización para trabajar.

Antes de adoptar cualquier decisión laboral, la empresa debería comprobar:

• la fecha de expiración de la autorización;
• si se ha presentado una solicitud de renovación;
• la fecha en la que se presentó;
• el tipo de autorización que se pretende renovar;
• el estado actual del procedimiento;
• y si existe ya una resolución administrativa.

Esta comprobación es especialmente importante porque una tarjeta físicamente caducada puede coexistir con una autorización cuya vigencia se encuentra prorrogada por efecto de una solicitud de renovación.

La renovación presentada en plazo mantiene la autorización vigente

El régimen actual de extranjería resulta especialmente relevante para las empresas que cuentan con trabajadores extranjeros.

El artículo 80 del Reglamento de Extranjería establece expresamente que la presentación de la solicitud de renovación dentro del plazo correspondiente prorroga la validez de la autorización anterior hasta que se dicte resolución.

Esta previsión evita que la mera llegada de la fecha de expiración produzca automáticamente una situación de falta de autorización para trabajar.

Además, el artículo 81 del Real Decreto 1155/2024 establece que, una vez concedida la renovación, sus efectos se retrotraen al día inmediatamente siguiente al de la caducidad de la autorización anterior.

La consecuencia práctica para Recursos Humanos es clara: la fecha que aparece en la TIE debe activar una comprobación de la situación administrativa, no una extinción automática del contrato.

La situación será diferente cuando la renovación haya sido denegada o cuando, por cualquier otra circunstancia, el trabajador haya perdido efectivamente la autorización que le permitía trabajar.

¿Qué ocurre si el trabajador pierde realmente la autorización para trabajar?

La situación cambia cuando el trabajador ya no dispone de una autorización que le habilite para trabajar en España y no existe una renovación pendiente que mantenga sus efectos.

En este escenario, la empresa debe actuar con especial cautela.

El artículo 36 de la Ley Orgánica 4/2000 establece que los extranjeros mayores de dieciséis años necesitan la correspondiente autorización administrativa previa para residir y trabajar en España.

Al mismo tiempo, el apartado 5 del mismo artículo establece que la carencia de autorización de residencia y trabajo, sin perjuicio de las responsabilidades que pueda generar para el empresario, no invalida el contrato de trabajo respecto de los derechos del trabajador extranjero.

Esto significa que la pérdida de la autorización administrativa no permite tratar la relación laboral como si nunca hubiera existido.

La empresa debe diferenciar dos cuestiones:

La situación administrativa: el trabajador debe estar legalmente habilitado para prestar servicios.

La relación laboral: si la empresa necesita poner fin al contrato, debe utilizar el cauce laboral correspondiente.

Confundir ambas cuestiones puede generar importantes riesgos para la compañía.

La doctrina del Tribunal Supremo: la pérdida del permiso no extingue automáticamente el contrato

El Tribunal Supremo abordó directamente esta cuestión en su Sentencia 642/2021, de 23 de junio.

El caso se refería a un trabajador extranjero cuya autorización para trabajar había finalizado y no había sido renovada. La empresa consideró que la pérdida del permiso constituía una condición resolutoria del contrato y procedió a extinguir la relación.

El Tribunal Supremo rechazó esta interpretación.

La Sala recordó su doctrina anterior y señaló que la pérdida de la autorización para trabajar en España no puede considerarse una condición resolutoria válidamente incorporada al contrato.

Ahora bien, el Tribunal Supremo también reconoció que la pérdida de la autorización puede justificar la extinción del contrato, al tratarse de una circunstancia que imposibilita legalmente la continuidad de la prestación de servicios.

La solución debe articularse a través de una causa objetiva, concretamente la ineptitud sobrevenida prevista en el artículo 52.a) del Estatuto de los Trabajadores.

En el caso analizado, la empresa no había seguido este procedimiento y la extinción fue considerada un despido improcedente.

La doctrina es especialmente relevante: la pérdida del permiso puede justificar la extinción de la relación laboral, pero no extingue por sí sola el contrato ni permite prescindir del procedimiento laboral correspondiente.

La pérdida de la autorización puede encajar en la ineptitud sobrevenida

El artículo 52.a) del Estatuto de los Trabajadores contempla como causa de extinción del contrato por causas objetivas la ineptitud del trabajador conocida o sobrevenida con posterioridad a su colocación efectiva en la empresa.

La jurisprudencia del Tribunal Supremo ha considerado que la pérdida de una autorización legal necesaria para desempeñar el trabajo puede quedar comprendida dentro de esta figura cuando impide continuar legalmente con la prestación de servicios.

La propia doctrina del Tribunal Supremo en la STS 642/2021 recuerda que la pérdida de una autorización administrativa necesaria para el desempeño de una actividad puede constituir una situación de ineptitud sobrevenida.

Pero existe una diferencia fundamental entre esta situación y la simple caducidad de una TIE.

La empresa debe poder acreditar que la autorización se ha perdido efectivamente y que el trabajador ya no está legalmente habilitado para desarrollar la actividad para la que fue contratado.

¿Qué requisitos debe cumplir la empresa para extinguir el contrato?

Cuando concurran las circunstancias que permitan acudir al artículo 52.a) del Estatuto de los Trabajadores, la extinción debe respetar las formalidades previstas para las extinciones por causas objetivas.

El artículo 53 del Estatuto de los Trabajadores exige, entre otros requisitos:

• comunicación escrita al trabajador expresando la causa;
• puesta a disposición simultánea de la indemnización legal correspondiente;
• un plazo de preaviso de 15 días;
• y el cumplimiento de las restantes garantías establecidas legalmente.

La indemnización prevista con carácter general para las extinciones por causas objetivas es de 20 días de salario por año de servicio, con un máximo de 12 mensualidades.

La pérdida efectiva de la autorización puede constituir la causa que justifique la extinción, pero la empresa debe poder acreditar tanto la situación administrativa como la imposibilidad legal de mantener la prestación de servicios.

Una actuación incorrecta puede transformar una decisión que tenía una causa objetiva en un despido susceptible de ser declarado improcedente.

Dar de baja al trabajador en la Seguridad Social no sustituye al despido

Uno de los errores más relevantes que debe evitar la empresa consiste en tratar la baja en la Seguridad Social como si fuera, por sí misma, una forma de extinción de la relación laboral.

La baja administrativa no sustituye a la decisión extintiva ni a las formalidades exigidas por la legislación laboral.

Precisamente, en la STS 642/2021, de 23 de junio, la empresa había considerado que la pérdida del permiso permitía finalizar la relación laboral sin recurrir al procedimiento correspondiente.

El Tribunal Supremo confirmó que esta actuación no era jurídicamente válida.

La empresa debe separar claramente la gestión administrativa de la Seguridad Social de la decisión jurídica de extinguir el contrato.

En otras palabras, dar de baja al trabajador no sustituye a un despido correctamente tramitado.

La falta de autorización no elimina los derechos laborales del trabajador

La normativa de extranjería establece una protección especialmente relevante para los trabajadores extranjeros.

El artículo 36.5 de la Ley Orgánica 4/2000 establece que la carencia de autorización de residencia y trabajo no invalida el contrato de trabajo respecto de los derechos del trabajador extranjero, sin perjuicio de las responsabilidades que puedan corresponder al empresario.

Por tanto, la pérdida de la autorización no elimina automáticamente las obligaciones derivadas de la relación laboral.

La empresa debe gestionar la situación respetando simultáneamente el régimen de extranjería y las garantías laborales aplicables.

Esta cuestión puede resultar especialmente relevante respecto de salarios pendientes, indemnizaciones, cotizaciones y una eventual impugnación de la extinción.

¿Qué riesgos asume una empresa si mantiene trabajando a una persona sin autorización?

Si el trabajador carece efectivamente de autorización para trabajar, la empresa no debería mantener la prestación de servicios como si la situación administrativa no hubiera cambiado.

La propia Ley Orgánica 4/2000 contempla responsabilidades para el empresario vinculadas al empleo de personas extranjeras sin la autorización exigible.

Por este motivo, cuando Recursos Humanos detecta una pérdida efectiva de la autorización, debe analizar inmediatamente la situación y determinar cuál es la respuesta adecuada.

La solución no consiste en ignorar la situación ni en extinguir automáticamente el contrato mediante una simple baja en la Seguridad Social.

La actuación debe coordinar inmigración, Recursos Humanos, Seguridad Social y Derecho Laboral.

Recursos Humanos debe anticiparse a la caducidad de los permisos

La mejor gestión de estas situaciones comienza antes de que se produzca el problema.

Las empresas con trabajadores extranjeros deberían mantener un sistema de control de las autorizaciones que permita identificar con suficiente antelación sus fechas de expiración.

Este control puede integrarse dentro de los procedimientos habituales de Recursos Humanos y de compliance migratorio.

La empresa debería conocer qué trabajadores dependen de una autorización administrativa para trabajar, cuándo expira cada autorización y si la correspondiente renovación ha sido presentada.

También resulta recomendable documentar las comunicaciones realizadas al trabajador y conservar la información relevante sobre la situación administrativa.

La prevención permite evitar que una cuestión que podía gestionarse con tiempo termine convirtiéndose en una decisión laboral urgente.

Empresas internacionales: coordinación entre inmigración y empleo

La cuestión adquiere especial relevancia para compañías internacionales que gestionan equipos en diferentes jurisdicciones.

Las políticas globales de Recursos Humanos pueden establecer procedimientos para controlar permisos de trabajo, pero su aplicación en España debe adaptarse a la legislación española.

La situación migratoria, las condiciones laborales, la Seguridad Social y la administración de personal están estrechamente conectadas.

Por este motivo, la gestión de trabajadores extranjeros debería integrarse dentro de una estrategia de Inmigración y Movilidad Internacional en España, que permita coordinar autorizaciones, renovaciones, contratación, Seguridad Social y cumplimiento continuado.

La intervención temprana es especialmente relevante cuando existen renovaciones próximas, cambios de empleador, modificaciones de funciones o situaciones de movilidad internacional.

Una cuestión de compliance migratorio y laboral

La gestión de las autorizaciones de trabajo no debería limitarse al momento de contratación.

Para una empresa, comprobar periódicamente que sus trabajadores extranjeros mantienen el derecho a trabajar forma parte de una adecuada política de compliance.

Esto resulta especialmente importante cuando existen renovaciones, cambios de empleador, modificaciones de funciones, movilidad internacional o cambios en la situación administrativa del profesional.

Un sistema de control documental permite identificar anticipadamente posibles incidencias y coordinar la respuesta con los asesores correspondientes.

La prevención es especialmente importante porque un error administrativo puede terminar generando consecuencias laborales, económicas y reputacionales.

Cómo debe actuar una empresa ante la pérdida de vigencia del permiso

Cuando Recursos Humanos detecta que el permiso de un trabajador extranjero está próximo a expirar o ya ha expirado, la empresa debería seguir una secuencia ordenada.

Primero, comprobar la situación administrativa real. La fecha que figura en la TIE no es suficiente.

Segundo, confirmar si se ha presentado una renovación y cuándo. En las autorizaciones de residencia temporal y trabajo por cuenta ajena, una renovación presentada dentro de los plazos del artículo 80 del Reglamento de Extranjería puede mantener prorrogada la autorización hasta la resolución.

Tercero, comprobar el resultado del procedimiento. Si existe una resolución favorable, debe verificarse la nueva situación. Si la renovación ha sido denegada, debe analizarse inmediatamente la pérdida efectiva de la autorización.

Cuarto, si la autorización se ha perdido realmente, analizar la relación laboral. La empresa debe determinar la vía laboral adecuada, teniendo en cuenta la doctrina del Tribunal Supremo sobre la ineptitud sobrevenida.

Quinto, documentar todo el proceso. Las comunicaciones internas, la documentación migratoria y las decisiones adoptadas deben quedar correctamente registradas.

Esta metodología permite evitar dos errores opuestos: mantener indebidamente a una persona sin autorización o extinguir una relación laboral que todavía podía continuar legalmente.

La gestión correcta empieza antes de que expire el permiso

La pérdida de vigencia de una autorización de residencia y trabajo exige actuar con rapidez, pero no de manera automática.

El primer paso siempre debe ser determinar si existe realmente una pérdida de la autorización para trabajar. El régimen actual de renovación permite que, en determinados supuestos, la autorización continúe prorrogada aunque la fecha que figura en la TIE ya haya pasado.

Si, por el contrario, la autorización se ha perdido efectivamente, la empresa debe abordar la cuestión desde una doble perspectiva: cumplimiento migratorio y Derecho Laboral.

La jurisprudencia del Tribunal Supremo deja claro que la pérdida del permiso no permite simplemente dar de baja al trabajador y considerar extinguido el contrato. La situación puede justificar una extinción por ineptitud sobrevenida, pero debe utilizarse el procedimiento laboral correspondiente.

Para las empresas, la principal conclusión es clara: la situación migratoria del trabajador extranjero debe formar parte de la gestión ordinaria de la relación laboral, y no tratarse como una cuestión administrativa independiente.

En Suárez de Vivero asesoramos a empresas nacionales e internacionales en la gestión de trabajadores extranjeros, renovaciones y modificaciones de autorizaciones, compliance migratorio, contratación, movilidad internacional y extinción de relaciones laborales vinculadas a situaciones administrativas.

Puedes consultar nuestro servicio de Inmigración y Movilidad Internacional en España, donde coordinamos la estrategia migratoria con las condiciones laborales, la planificación de plantilla y las necesidades de la empresa.

Preguntas frecuentes sobre la pérdida del permiso de residencia y trabajo de un trabajador